7. Schritt für Schritt
Von der Antragstellung bis zum Projektstart
EU-Projekte bieten ein enormes Potenzial im Hinblick auf Ergebnisse und deren Verwertung, Reputation und Networking. Eine Teilnahme kann sich daher auch für Unternehmen als sehr lukrativ erweisen.
EU-Projekte gelten in der Beantragung und Abwicklung jedoch auch als administrativ aufwendig und kompliziert. Eine adäquate Vorbereitung und v.a. vorab zu wissen, worauf man sich einlässt, sind daher für eine erfolgreiche Teilnahme essenziell.
Wie kann man an einem EU-Projekt teilnehmen?
a) Veröffentlichung der Ausschreibung (Call for Proposals)
Eine Antragstellung bzw. eine Projekteinreichung ist grundsätzlich immer an eine bestimmte Ausschreibung („Call for Proposals“) gebunden. In den Calls bzw. den dazugehörigen Arbeitsprogrammen sind die Themen, zu denen Projekte eingereicht werden dürfen, genau definiert.
Wichtig dabei ist,
- dass der einzureichende Antrag exakt das Thema des ausgeschriebenen Inhalts (Topic) im „Call Fiche“ bzw. im Arbeitsprogramm trifft und sämtliche formalen Kriterien erfüllt sind.
- dass thematisch freie Aufrufe nur in Ausnahmefällen oder einigen spezifischen Programmen möglich sind (z.B. in „Ideen“ oder „Menschen“, daneben Forschung zugunsten von KMU).
- dass je nach Thema mit ca. einem bis drei Calls pro Jahr zu rechnen ist.
Die offiziellen Ausschreibungen werden jeweils im Internet auf folgender Seite veröffentlicht:
CORDIS:
http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html
Daneben bieten auch die jeweiligen Nationalen Kontaktstellen (NKS) für die spezifischen Programme und ihre Themenbereiche den Antragstellern entsprechende Informationen.
b) Ausarbeitung des Projektantrags
- Zunächst muss ein schlagkräftiges europäisches Konsortium (in der Regel mit Partnern aus mind. drei verschiedenen EU-Mitgliedstaaten oder assoziierten Ländern) gebildet werden.
- Anschließend müssen die Partner sich auf die Inhalte und entsprechende Arbeitspakete („Work Packages“) verständigen, für die jeweils eine realistische Budgetkalkulation pro Partner zu ermitteln bzw. zu erstellen ist. Dabei ist darauf zu achten, dass sich das Gesamtbudget für das Projekt im Rahmen des im Call ausgeschriebenen Fördervolumens bewegt.
- Der eigentliche Antrag für ein Forschungsvorhaben muss von den Projektpartnern (Konsortium), mehrheitlich jedoch vom Projektkoordinator („Lead partner“) exakt nach den von der Europäischen Kommission vorgegebenen Kriterien erarbeitet werden. Dabei sollte sich die „Antragsprosa“ inhaltlich möglichst eng am jeweiligen Arbeitsprogramm orientieren und formal streng nach dem zugehörigen „Guide for Applicants“ richten. Sinnvoll ist es auch, sich einmal in die Rolle eines Gutachters zu versetzen, um Stärken und Schwächen des eigenen Projektvorhabens bzw. Antrags analysieren und dann nachbessern zu können.
- Zur Vorbereitung und Feinabstimmung eines effektiven Antrags sollten, falls möglich, mehrere Treffen der Konsortialpartner im Vorfeld eingeplant werden.
In der Regel ist die Zeit von der Veröffentlichung der Ausschreibung (Call) bis zur Einreichung des Antrags (Deadline) häufig zu kurz bemessen, um angemessen darauf reagieren zu können. Daher ist es durchaus sinnvoll, bereits unabhängig von einem bestimmten Call ausgearbeitete Projektskizzen zu entwickeln, adäquate Partner zu finden und möglichst frühzeitig die genauen Inhalte in Erfahrung zu bringen, die in künftigen Calls ausgeschrieben werden.
Zeitplan:
c) Einreichung des Antrags
Im 7. FRP werden Anträge nur noch elektronisch über das „Electronic Proposal Submission System“ (EPSS) eingereicht.
Danach erfolgt eine Prüfung auf Einhaltung der Mindestvoraussetzungen bzw. der formalen Kriterien (z.B. Teilnahme von mind. drei Rechtspersonen aus drei EU-Mitgliedstaaten oder assoziierten Staaten, Vollständigkeit der Unterlagen etc.).
Meist ist das Ausschreibungsverfahren einstufig. Manchmal ist jedoch auch ein zweistufiges Einreichungsverfahren vorgesehen. In der ersten Phase ist in diesem Fall dann nur eine kurze Projektbeschreibung (ca. 10–15 Seiten) einzureichen.
Erst nach positiver Evaluierung der ersten Stufe wird man aufgefordert einen Vollantrag für die zweite Stufe auszuarbeiten und einzureichen.
d) Evaluierung des Antrags
Die Evaluierung der Anträge erfolgt durch unabhängige Experten nach festgelegten und in den „Guidelines“ veröffentlichten Kriterien:
- Wissenschaftliche und technologische Exzellenz (Scientific and technical excellence)
- Qualität und Effektivität des Konsortiums sowie der Projektdurchführung (Implementation)
- Potenzielle Auswirkungen durch Entwicklung, Verbreitung und Nutzung der Ergebnisse (Impact)
Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, sich unabhängig von einer Antragstellung bei der Europäischen Kommission als Evaluator zu bewerben, was im Hinblick auf eventuell künftige eigene Antragstellungspläne durchaus sinnvoll sein kann.
Sind Sie interessiert daran, als Gutachter für die EU-Kommission tätig zu werden? Die Mitarbeiter der BayFOR helfen Ihnen bei der Antragstellung gerne weiter.
Kontakt
e) Vertragsverhandlungen
Erst nach positiver Begutachtung und Prüfung durch den für das 7. FRP zuständigen Finanzausschuss erklärt die Europäische Kommission ihre Bereitschaft, ein Projekt zu fördern.
Entsprechende Zuwendungen aus Brüssel setzen jedoch den Abschluss eines Vertrages (= „Specific Grant Agreement“/ Finanzhilfevereinbarung) zwischen dem jeweiligen Konsortium und der Europäischen Kommission (EU-KOM) voraus. Das „Grant Agreement“ gibt Auskunft über das Konsortium, die Projektdauer, die Höhe des finanziellen Beitrags der EU, das Berichtswesen, Zahlungsmodalitäten etc.
Zusätzlich müssen die Partner im Konsortium in der Regel einen Konsortialvertrag vorweisen können, der die Rechte und Pflichten, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Partner untereinander regelt (z.B. Geistiges Eigentum, Verwertungsrechte, Zugangsrechte, Projektmanagement etc.).
f) Projektdurchführung
Genauer Beginn und Ende des Projekts sind im Vertrag festgelegt, ebenso die Art des Berichtswesens gegenüber der EU-KOM. Die Projektstruktur orientiert sich dabei an deren Vorgaben. Adäquate Managementstrukturen, die bereits im Antrag detailliert dargelegt werden müssen, tragen neben der wissenschaftlichen Exzellenz wesentlich zum Erfolg eines Projektes bei.
