FAQ EU-Projektmanagement: Korrekte Zeiterfassung in EU-Projekten

Die Projektpartner in EU-Verbundprojekten des Forschungsrahmenprogramms Horizon 2020 sind gemäß Artikel 18 des Grant Agreements dazu verpflichtet, alle für das Projekt geleisteten Arbeitsstunden genau zu dokumentieren. Nur durch eine derartige Dokumentation können alle Partner ihre entstandenen Personalkosten entsprechend abrechnen. Im Falle einer Wirtschaftsprüfung durch die Europäische Kommission verlangt der Prüfer neben der Berechnung der Personalstundensätze und der tatsächlichen Personalkosten auch die dokumentierte Arbeitszeit. Ein wichtiges Tool hierfür sind „Time Sheets“.

Was ist ein Time Sheet und wie muss es aussehen?

Ein Time Sheet ist eine analoge oder digitale Vorlage, die die Arbeitszeit eines jeden Projektmitarbeiters dokumentiert und folgende Mindestanforderungen erfüllen muss:

• Angabe der Projektkenndaten (Akronym, Nummer des Grant Agreements)
• Name der Einrichtung und Angabe des Referenz-Monats
• Name des entsprechenden Mitarbeiters und die Stundenzahl gemäß Arbeitsvertrag (z. B. 40 Stunden pro Woche)
• Dokumentation der Stunden je Arbeitspaket inklusive der jeweils bearbeiteten Aufgaben
• Unterschrift des Mitarbeiters und des direkten Vorgesetzten

Eine entsprechende Vorlage stellt die Kommission unter diesem Link zum Download bereit. Während der Projektlaufzeit müssen die Mitarbeiter die Time Sheets jeden Monat ausfüllen und abzeichnen. Mitarbeiter, die zu 100% auf ein Projekt arbeiten, können eine entsprechende Erklärung einreichen und ersparen sich damit das Führen von Time Sheets.

Zeiterfassung unter Horizon Europe

Das neue Forschungsrahmenprogramm Horizon Europe fordert Time Sheets nicht mehr zwingend, sofern es eine anderweitige Erklärung zu den geleisteten Projektarbeitsstunden gibt. Diese Erklärung ist ebenfalls monatlich abzuzeichnen und muss wie Time Sheets nach offiziellem Projektende noch für mindestens zwei Jahre aufbewahrt bleiben.
Haben Sie Fragen zu Time Sheets oder zur Abrechnung der Personalkosten in Ihrem Projekt? Unser HelpDesk hilft Ihnen gerne weiter.