Zehn einfache Regeln für ein erfolgreiches Projektmanagement in EU-Forschungsprojekten

Erfolgreiche EU-Forschungsprojekte erfordern nicht nur wissenschaftliche Exzellenz, sondern auch professionelles Management. Das EU-Rahmenprogramm Horizon Europe (2021–2027) stellt über 95 Milliarden Euro für Forschung und Innovation bereit – und mit mehr als 20.000 teilnehmenden Einrichtungen ist effizientes Projektmanagement entscheidend für den Erfolg. 

Basierend auf dem Beitrag von David G. Pina (PLoS Computational Biology, 2024) fassen wir zehn praxisnahe Tipps zusammen, die Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren, Projektmanagerinnen und -manager helfen sollen, EU-Projekte effektiv zu steuern.

1. Bauen Sie eine gute Beziehung zu Ihrem EU-Projektbetreuer auf

Ihr Project Officer (PO) ist Ihre wichtigste Ansprechperson in der Europäischen Kommission. Eine offene, regelmäßige Kommunikation fördert Vertrauen und hilft, Herausforderungen frühzeitig zu lösen. Sehen Sie den PO als Verbündeten, nicht als Kontrolleur.

2. Fördern Sie Teamgeist und Konfliktkultur

Ein funktionierendes Konsortium lebt von Transparenz und Zusammenarbeit. Planen Sie regelmäßige Meetings, nutzen Sie digitale Tools (z. B. MS Teams, SharePoint) und gehen Sie Konflikte proaktiv an. Gut moderierte Diskussionen können Innovation fördern – schlecht gelöste Konflikte gefährden das Projekt.

3. Umgeben Sie sich mit den richtigen Personen

Erfolgreiches Projektmanagement ist Teamarbeit. Neben Forschenden braucht es Fachwissen in Finanzen, Recht, Verwaltung sowie Dissemination und Kommunikation. Ziehen Sie bei Bedarf externe Unterstützung hinzu - die BayFOR ist in Bayern Ihre kompetente Ansprechpartnerin. Sie unterstützt Konsortien nicht nur in der administrativen und finanziellen Projektsteuerung, sondern auch bei der strategischen Wissenschaftskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit.

4. Nutzen Sie verfügbare Ressourcen und Tools

Das EU Funding & Tenders Portal ist Ihre zentrale Anlaufstelle: Hier finden Sie Leitfäden, Vorlagen, FAQs, Handbücher und Video-Tutorials. Machen Sie sich frühzeitig mit dem Online Manual, dem Annotated Grant Agreement (AGA) und den Horizon Implementation Days vertraut.

5. Beteiligen Sie sich aktiv an der Grant Agreement-Vorbereitung

Die Unterzeichnung des Grant Agreements (GA) ist der erste wichtige Schritt. Lernen Sie die rechtlichen, finanziellen und administrativen Aspekte kennen. Verstehen Sie, was Ihre Description of Action (DoA) bedeutet – und welche Verpflichtungen Sie mit der Unterzeichnung eingehen.

6. Schließen Sie eine solide Konsortialvereinbarung ab

Für Mehrpartnerprojekte ist eine Consortium Agreement (CA) Pflicht. Sie regelt Rechte, Pflichten, Entscheidungsprozesse und IP-Fragen zwischen den Partnern. Nutzen Sie bewährte Vorlagen wie DESCA HE 2.0 und achten Sie darauf, dass die CA dem GA nicht widerspricht.

7. Nutzen Sie Kick-off-Meetings und Reviews strategisch

Das Kick-off-Meeting legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Präsentieren Sie dabei nicht nur wissenschaftliche Ziele, sondern auch Management-Strukturen, Kommunikationsregeln und Zeitpläne. Projekt-Reviews sind wertvolle Feedback-Instrumente – keine reine Kontrolle.

8. Dokumentieren Sie Aktivitäten und bereiten Sie sich auf Audits vor

Führen Sie ein strukturiertes Dokumentationssystem mit sicheren IT-Tools. Alle Belege müssen bis zu fünf Jahre nach Projektende aufbewahrt werden. Planen Sie frühzeitig interne Review-Prozesse, um Audits souverän zu meistern.

9. Kommunizieren und verbreiten Sie Ihre Ergebnisse

Kommunikation, Dissemination und Verwertung sind verpflichtende Bestandteile jedes EU-Forschungsprojekts (Artikel 17 GA) – werden aber häufig unterschätzt. Dabei legt die Europäische Kommission großen Wert darauf, dass geförderte Forschung sichtbar wird und Ergebnisse gezielt geteilt und genutzt werden. Ein professioneller Kommunikationsplan erhöht die Reichweite, Wirkung und Nachhaltigkeit Ihrer Forschungsergebnisse. Holen Sie sich daher am besten von Beginn an Kommunikationsexpertise in Ihr Konsortium – die BayFOR ist hier Ihre kompetente Ansprechpartnerin. Sie unterstützt Sie bei der strategischen Planung, Umsetzung und Sichtbarmachung Ihrer Projektergebnisse.

Nutzen Sie ergänzend die Horizon Results Booster-Tools, das Innovation Radar und setzen Sie auf Open-Science-Prinzipien (FAIR-Data, Open Access). Der Horizon-Europe-Programmleitfaden enthält hierzu spezielle Abschnitte zur Verbreitung, Nutzung und Offenlegung von Forschungsergebnissen.

10. Erfüllen Sie Berichts- und Berichtspflichten sorgfältig

Berichte sind mehr als Formalität – sie sichern die Auszahlung der Mittel. Nutzen Sie die Vorlagen im Funding & Tenders Portal, planen Sie Zeit für Partner-Beiträge ein und halten Sie Deadlines strikt ein. Machen Sie sich gleich zu Projektbeginn mit den Anforderungen des Continous Reporting vertraut und legen Sie fest, wer für welche Teile  verantwortlich ist; das spart Stress am Ende der Förderperiode.

Fazit

Ein erfolgreiches EU-Forschungsprojekt braucht klare Strukturen, offene Kommunikation und fundierte Kenntnisse der EU-Regelwerke. Wissenschaftliche Exzellenz allein genügt nicht – gefragt sind gutes Projektmanagement, regelkonformes Handeln und eine strategische Wissenschaftskommunikation.

Die BayFOR steht Forschenden und Konsortien in Bayern als verlässliche Partnerin zur Seite:
Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Antragstellung und Budgetplanung, sondern übernehmen auch Aufgaben im Projektmanagement, in der Berichterstattung sowie in der wissenschaftlichen Kommunikation und Dissemination – damit sich Forschende ganz auf ihre Forschung konzentrieren können.

Darüber hinaus bietet die BayFOR regelmäßig praxisorientierte Schulungen an, etwa das „Praxis-Seminar: „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon Europe“, in dem Teilnehmende wertvolles Know-how für die erfolgreiche Umsetzung von EU-Projekten erwerben.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Ihr nächstes EU-Projekt erfolgreich und professionell umsetzen möchten. Gemeinsam machen wir Ihre Forschung sichtbar und wirkungsvoll!